Teil I: Nutzungsvereinbarung Office 365 Geltungsbereich Die Nutzungsvereinbarung gilt für Nachhilfeschüler/-innen und deren Anmelder (Vertragspartner) bei better@school, nachfolgend "Benutzer" genannt, welche das von better@school bereitgestellte pädagogische Netzwerk und Office 365 zur elektronischen Datenverarbeitung nutzen. Laufzeit Dem Benutzer werden innerhalb seiner Vertragslaufzeit ein Benutzerkonto im pädagogischen Netzwerk sowie eine Office 365 A1 Lizenz zur Verfügung gestellt. Nach Vertragsende wird das Benutzerkonto deaktiviert und mit allen Daten und Mails gelöscht sowie die Zuweisung der Office 365 Lizenzen aufgehoben. Umfang Zum Umfang des von better@school für die Benutzer kostenlos bereitgestellten Paketes gehören: ● Zugang zu Office 365 mit ○ einer schulischen E-Mail-Adresse ○ 1 TB Online Speicherplatz auf Microsoft OneDrive ○ Microsoft Office Online (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams, Sway, Outlook) ● Die Möglichkeit Office 365 auf bis zu je 5 Privatgeräten (Windows, Apple, Android) zu installieren. Datenschutz und Datensicherheit Mit Microsoft wurde zur Nutzung von Office 365 ein Vertrag abgeschlossen, welcher gewährleistet, dass personenbezogene Daten von Benutzern nur entsprechend der Vertragsbestimmungen verarbeitet werden. Microsoft verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten von Benutzern in Office 365 nicht zur Erstellung von Profilen zur Anzeige von Werbung oder Direkt Marketing zu nutzen. Ziel von better@school ist es, durch eine Minimierung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Office 365 auf das maximal erforderliche Maß, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung unserer Nutzer und Lehrkräfte bestmöglich zu schützen. Dieses ist nur möglich, wenn die Benutzer selbst durch verantwortungsvolles Handeln zum Schutz und zur Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten beitragen und auch das Recht anderer Personen bei better@school auf informationelle Selbstbestimmung respektieren. Verantwortungsvolles und sicheres Handeln bedeutet: Passwörter ● müssen sicher sein und dürfen nicht erratbar sein. Sie sollten aus mindestens 6 Zeichen bestehen, worunter sich eine Zahl, ein Großbuchstabe und ein Sonderzeichen befinden müssen. ● sollten zumindest einmal im Schuljahr gewechselt werden. Zugangsdaten ● Der Benutzer ist verpflichtet, die eigenen Zugangsdaten zum persönlichen Office365-Konto geheim zu halten. Sie dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. ● Sollten die eigenen Zugangsdaten durch ein Versehen anderen Personen bekannt geworden sein, ist der Benutzer verpflichtet, sofort Maßnahmen zum Schutz der eigenen Zugänge zu ergreifen. Falls noch möglich, sind Zugangspasswörter zu ändern. Ist dieses nicht möglich, ist Matthias Seeberger, nachfolgend „Administrator“ genannt, bei better@school umgehend zu informieren. ● Sollte der Benutzer in Kenntnis fremder Zugangsdaten gelangen, so ist es untersagt, sich damit Zugang zum fremden Benutzerkonto zu verschaffen. Der Benutzer ist jedoch verpflichtet, den Eigentümer der Zugangsdaten oder einen Administrator zu informieren. E-Mail Bestandteil des Office 365 Paketes ist auch eine schulische E-Mail Adresse, die gleichzeitig Teil der Zugangsdaten ist. ● Die Nutzung des bereitgestellten E-Mail Kontos ist nur für schulische Zwecke zulässig. Eine Nutzung für private Zwecke ist nicht erlaubt. ● Wie bei den anderen Komponenten von Office 365 ist auch beim Versand von E-Mails die Nutzung von personenbezogenen Daten zu minimieren. ● Eine Weiterleitung schulischer E-Mails auf eine private E-Mail Adresse ist nicht gestattet und umgekehrt. Kalender Die Aufnahme von privaten, nicht schulischen Terminen in den Kalender von Office 365 ist nicht zulässig. Dazu gehören auch die Geburtstage von anderen Benutzern bei better@school. Kopplung mit privaten Konten oder anderen Diensten ● Zur Wahrung des Schutzes und der Sicherheit der eigenen personenbezogenen Daten ist es nicht zulässig, das schulische Office 365-Konto mit anderen privaten Konten von Microsoft oder anderen Anbietern zu koppeln. ● Eine Nutzung des schulischen Office 365-Kontos zur Authentifizierung an anderen Online Diensten ist nicht zulässig, außer es ist ein von better@school zugelassener Dienst (z. B. AddOns im Teamsumfeld). Urheberrecht ● Es sind die geltenden rechtlichen Bestimmungen des Urheberrechtes zu beachten. Fremde Inhalte, deren Nutzung nicht durch freie Lizenzen wie Creative Commons, GNU oder Public Domain zulässig ist, haben ohne schriftliche Genehmigung der Urheber nichts in Office 365 zu suchen, außer ihre Nutzung erfolgt im Rahmen des Zitatrechts. ● Fremde Inhalte (Texte, Fotos, Videos, Audio und andere Materialien) dürfen nur mit der schriftlichen Genehmigung des Urhebers veröffentlicht werden. Dieses gilt auch für digitalisierte Inhalte. Dazu gehören eingescannte oder abfotografierte Texte und Bilder. Bei vorliegender Genehmigung ist bei Veröffentlichungen auf einer eigenen Website der Urheber zu nennen, wenn dieser es wünscht. ● Bei der unterrichtlichen Nutzung von freien Bildungsmaterialien (Open Educational Resources - OER) sind die jeweiligen Lizenzen zu beachten und entstehende neue Materialien und Lernprodukte bei einer Veröffentlichung entsprechend der ursprünglichen Creative Commons Lizenzen zu lizenzieren. ● Stoßen Benutzer in Office 365 auf urheberrechtlich geschützte Materialien, sind sie verpflichtet, dieses dem Administrator anzuzeigen. ● Die Urheberrechte an Inhalten, welche Benutzer eigenständig erstellt haben, werden unwiderruflich an Martina Peipp, better@school, übertragen.. Unzulässige Inhalte und Handlungen Benutzer sind verpflichtet, bei der Nutzung von Office 365 geltendes Recht einzuhalten. ● Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über Office 365 abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten. ● Die geltenden Jugendschutzvorschriften sind zu beachten. ● Die Verbreitung und das Versenden von belästigenden, verleumderischen oder bedrohenden Inhalten sind unzulässig. ● Die E-Mail Funktion von Office 365 darf nicht für die Versendung von Massen-Nachrichten (Spam) und/oder anderen Formen unzulässiger Werbung genutzt werden. Zuwiderhandlungen Im Falle von Verstößen gegen diese Nutzungsordnung behält sich better@school das Recht vor, den Zugang zu Office 365 zu sperren. Davon unberührt behält sich die Institutsleitung weitere Maßnahmen vor. Nutzungsbedingungen von Microsoft für Office 365 Es gelten außerdem die Nutzungsbedingungen des Microsoft-Servicevertrags: https://www.microsoft.com/dede/servicesagreement/ . Teil II: Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 DS-GVO Zur Nutzung unseres Netzes von Office 365 bei better@school ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Darüber möchten wir Sie im Folgenden informieren. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten Personenbezogene Daten der Benutzer von Office 365 werden erhoben, um dem Benutzer die genannten Dienste zur Verfügung zu stellen, die Sicherheit dieser Dienste und der verarbeiteten Daten aller Benutzer zu gewährleisten und im Falle von missbräuchlicher Nutzung oder der Begehung von Straftaten die Verursacher zu ermitteln und entsprechende rechtliche Schritte einzuleiten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung von Office 365 erfolgt auf der Grundlage von DS-GVO Art. 6 lt. a (Einwilligung). Kategorien von personenbezogenen Daten in Office365 ● Anmeldeinformationen, Rechte und Rollen, Zuteilung zu Gruppen, Geräte- und Nutzungsdaten, Nutzungsdaten von Inhalten, Interaktionen, Suchvorgänge und Befehle, Text-, Eingabe- und Freihanddaten, Positionsdaten, Inhalte1, Lizenzinformationen (Anzahl Installationen) Kategorien von (Daten) Empfängern in Office 365 Intern: ● better@school Administratoren: (Zugangsdaten, alle technischen Daten und Kommunikationsdaten im begründeten Verdachtsfall einer Straftat oder bei offensichtlichem Verstoß gegen die Nutzungsvereinbarung) Extern: ● Microsoft (zur Bereitstellung der Dienste von Office 365, auf Weisung der Administratoren) ● Dienstleister, Administratoren (alle technischen und öffentlichen Daten, soweit für administrative Zwecke erforderlich, auf Weisung der Institutsleitung) ● Ermittlungsbehörden (alle Daten betroffener Benutzer, Daten im persönlichen Nutzerverzeichnis nur im Verdachtsfall einer Straftat) ● Betroffene (Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO)
